SOLUCIÓN SITUACIÓN PROBLEMÁTICA

Identificación de la problemática actual de la Compañía por la cual se requiere de la asesoría en el tema específico de sistemas de información.

Compañía Bike Ltda

Nit. 890.325.115-5

Objeto Social:  Importación y comercialización de bicicletas de una reconocida marca mundial, al igual que la distribución de los accesorios.

• Recurso Humano:  Tres funcionarios
• Recurso Tecnológico Hardware:  Un computador
• Recurso Tecnológico Software:  Nómina e Inventarios – Excel
• Contratista:  Contabilidad – Software contable

FORTALEZAS:

●       Superó el presupuesto levemente

●       La marca tiene un buen posicionamiento

DEBILIDADES:

●       Demora en los despachos

●       Inconveniente en los despachos de mercancía

●       Estados financieros extemporáneos (se tiene contrato con un tercero)

●       Dificultades en la toma de decisiones por información demorada

ESTRATEGIAS DE LOS SOCIOS:

●       Abrir nuevas sedes

●       Automatizar los procesos operativos

●       Apoyo en la toma de decisiones gerenciales

ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

Una vez analizado la situación problema de esta Compañía Bike Ltda., llegamos a la siguiente conclusión; se debe invertir en los siguientes sistemas de Información:

1.Incorporar el Sistema de Información Transaccional – VISUAL TNS CONTABLE Y ADMINISTRATIVO INTEGRADO:
Con el fin de poder atender los inconvenientes que se están presentando en la Compañía Bike Ltda,  Con este sistema permite optimizar la gestión operativa, administrativa y financiera de la empresa, a través de la integridad de sus módulos:  Facturación, Compras e Inventario,  Cartera, Tesorería, nómina y Contabilidad, hacen una excelente herramienta para el manejo de la información, permitiendo mediante este sistema el manejo de múltiples empresas, que es lo que están buscando abrir nuevas sucursales.  Así mismo, se obtiene informes de inventarios de las bicicletas y accesorios, que hay en la compañía, informes de cartera de los clientes, reportes de pagos a terceros y de nómina, este sistema no requiere de cierre mensuales lo que permite obtener informes en forma oportuna; como son la ejecución presupuestal, estados de ganancias y pérdidas por áreas administrativas y centros de costos y todo lo reglamentario exigido por la Dian.  Con este módulo de contabilidad, la Compañía tendrá a tiempo los siguientes reportes financieros:

•           Listado de Plan de cuentas y terceros
• Comprobante Diario
• Reportes a la Dian y todo bajo las normas NIF
• Informes comparativos entre años.
• Estados Financieros básicos: como el Balance General, Ganancias y Pérdidas, Estado de cambio en el patrimonio y estado de la actividad financiera.
•  Libros oficiales
• Comprobantes de Contabilidad, Comprobantes de egreso en efectivo o con cheque, recibos de caja, etc.
•  Libros auxiliares de un mes o un rango de meses
•  Balance de Comprobación, Mayor y Balances

a)      FACTURACIÓN, COMPRAS E INVENTARIO

Los inconvenientes que existen en la compañía Bike ltda es en la demora del despacho de la mercancía ocasionando retraso de los pedidos, con el fin de dar solución a estos inconvenientes, es importante el manejo de este módulo de control de inventarios y despacho de mercancías.  Con este sistema se registra las diferentes transacciones de entrada y salida de artículos y bicicletas, de acuerdo a la emisión de los documentos y formatos de la empresa.  Así mismo, este módulo maneja precios sugeridos de venta y posibilita establecer políticas de descuentos dependiendo de los plazos de pago, generando en forma integrada los comprobantes de contabilidad por ventas, costos de ventas, compras y notas de inventario, realiza el cálculo de costos con inventario permanente; lo que beneficiaría a la empresa la reducción de costos, generando una serie de informes como:

✔ Estadísticas de compras y ventas por cliente vendedor, artículo, ciudad, país y zonas.

✔ Resumen de compras y ventas por día por tipos de IVA y cuadre de caja.

✔ Kardex detallado y totalizado por artículos.

✔ Inventario de los artículos y accesorios a costo promedio, por bodegas y existencias a una fecha.

✔ Cálculos de comisiones de ventas por vendedor.

✔ Informes de márgenes de utilidad por artículos y facturas.

✔ Venta y compras totales por artículos, grupo y línea.

✔ Venta promedio por artículo y sugerido de compra.

✔ Cuadro de rentabilidad por producto y por clientes.

✔ Manejo de inventario físico y ajustes automáticos de faltantes y sobrantes con respecto al físico.

✔ Notas de inventario, consumos y traslados entre bodegas, control de remisiones y pedidos de compra y de venta.

✔ Clasificación de vendedores por zonas y liquidación de comisiones.

✔ Listado de pedidos con ventas de último mes y existencias actuales, ABC de clientes y artículos.

✔ Y de acuerdo a la nueva normatividad se genera la factura electrónica

Se sugiere tener personal encargado para cada área, de esta manera se pueden evitar el deterioro de los productos y previniendo la perdida de productos innecesarios.  El personal encargado deberá realizar conteos físicos del inventario de la compañía en lapsos de tiempo periódicos para velar por el cuidado de los productos, apoyado por el sistema de información se logra controlar el numero de existencias de cada activo de la empresa, también se logrará establecer el control claro y preciso del ingreso de mercancía.

b)     CUENTAS POR COBRAR Y CUENTAS POR PAGAR

Para poder controlar las cuentas por cobrar de los clientes y cuentas por pagar de los proveedores, de la Compañía Bike Ltda., se puede generar mediante este módulo realizar los respectivos documentos para la cancelación de facturas, control de anticipos y sus respectivos cruces, así como los comprobantes diarios de contabilidad por concepto de abonos a documentos tales como las facturas, letras, cheques posfechados, notas crédito y débito.  Además, podemos generar los siguientes informes:

✔ Resumen de cuentas por cobrar y por pagar por cliente-documento

✔ Estado de cuentas detallados con vencimiento y saldos

✔ Carta de cobro

✔ Estado de cartera vencida a 30, 60 y 90 días

✔ Días promedio de cartera y cobros por vendedor

✔ Abono del día para cuadre de caja

✔ Movimiento de un Cliente/Proveedor

✔ Cartera morosa, cálculo de intereses por periodos o por rangos de fechas

✔ Proyecciones de cobro por edades

✔ Estado mensual de cartera

✔ Liquidación de comisiones por días de cobro

c)      ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Y NOMINA:

Con este módulo puede manejar todo lo referente a la Hoja de Vida del personal de la Compañía Bike Ltda., ingresando los datos de vinculación y detalle de novedades de cada uno de los trabajadores. Ayuda al área de Recursos humanos a liquidar la nómina de los trabajadores  generando las planillas de pago de sueldos, primas, bonificaciones, vacaciones, así como otros ingresos y descuentos. Permite el registro de un número de cuenta por funcionario en el caso del pago de nómina en Bancos. Genera la información en medios magnéticos para los aportes al sistema de protección social de acuerdo a la normatividad vigente y a la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes - PILA.

Permite además las siguientes funciones:

✔   Generación automática de los formatos exigidos por La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP).

✔   LOG de Auditoria donde registra todas las operaciones hechas por los usuarios.

✔   Administración de Roles y Perfiles con segregación de funciones administrativas, técnicas y de seguridad.

✔   Personalizado, adaptado y parametrizable con la legislación Colombiana vigente.

✔   Hoja de vida del empleado con información familiar, referencias personales, Información laboral, Historial de vacaciones, Historial de seguridad social, novedades y notas adicionales.

✔   Liquidación de nómina universal y por empleado.

✔   Calcula novedades de incapacidades por enfermedad general, accidente de trabajo, licencias de maternidad, licencias no remuneradas.

✔   Genera los certificados de Ingresos y Retención laboral.

✔   Carta de certificado laboral.

✔   Reporte con record de vacaciones.

✔   Liquidación de terminación de contrato.

✔   Genera la contabilización de la nómina, Aportes patronales, Parafiscales y Provisión al módulo de Contabilidad Visual TNS.

✔   La parametrización de los conceptos a liquidar es abierta y amigable, se puede configurar cualquier tipo de formulas asociada a los diferentes tipos de conceptos.

2.       SISTEMA ESTRATÉGICO – VISUAL REPORT

Con este sistema la Compañía Bike Ltda., le permitirá personalizar sus reportes, diseñar y elaborar informes gerenciales y gráficos estadísticos, usando la potencia y facilidad del Excel, conectada en línea con su base de datos VISUAL TNS, manteniendo su información actualizada y así facilitar la toma de decisiones gerenciales, mejorar su productividad de la empresa, con nuevas ventajas competitivas, mitigando las necesidades actuales y de corto plazo de la Compañía.

Este sistema tiene la función primordial de lograr ventajas que la competencia no posee, tales como:  Servicios diferenciales, en atención a clientes, ahorro de costos en la entrega, etc.

CONCLUSIONES

Con esta implementación de los sistemas de información transaccional y estratégico, la Compañía Bike Ltda., puede agilizar los procesos en la toma de decisiones de la Compañía, en forma oportuna.  Así mismo, con la actualización de los sistemas, la compañía puede orientar sus procesos y proyectos hacía el futuro, tomando decisiones acertadas, reduciendo al máximo los costos tanto de recurso humano como operativos, con la automatización de los procesos se puede lograr obtener resultados positivos y expandir el mercado hacia varios países y ser una empresa competitiva, ya que la venta de los accesorios y bicicletas en el mundo de hoy, es de gran atractivo como deporte, distracción y paseo.

Es importante señalar que los sistemas de información deben estar al servicio de la empresa y de esta forma establecer su enfoque y estrategia de negocios.

BIBLIOGRAFìA

            Cortés R. L. F. (26 de noviembre de 2018). Control de inventarios: mejores prácticas que todo empresario debe saber. Siigo. https://www.siigo.com/control-de-inventarios/control-de-inventarios-mejores-practicas/

·         Hipodec. (10 de octubre de 2018). ¿Qué es un control de inventario? Universidad Panamericana. https://hipodec.up.edu.mx/blog/que-es-control-inventario

         Lane A. (16 de diciembre de 2015). Advertencia: Estás perdiendo dinero al no utilizar estás 8 técnicas de manejo de inventario. Shopify. https://www.shopify.com.co/blog/71071813-advertencia-estas-perdiendo-dinero-al-no-utilizar-estas-8-tecnicas-de-manejo-de-inventario